Dit is de privacyverklaring van Advocatenkantoor Pieter Dorhout, gevestigd aan de Mosselaan 67 te 1934 RA Egmond aan den Hoef (hierna: de “advocaat” of “wij”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via telefoon: 085-0020809 of per e-mail:
De advocaat is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.
Indien u een opdracht aan de advocaat verstrekt, verwerkt de advocaat persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak aan de advocaat verstrekken. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Verder gaat het om persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier, zoals uw foto, uw geboortedatum en -plaats en uw burgerservicenummer. Afhankelijk van het onderwerp van de zaak kan het daarbij ook gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens van uw partner en kinderen.
Uw contactgegevens zijn van ons voor belang om met u contact op te kunnen nemen, uw foto is van belang ter identificatie en uw geboortedatum, -plaats en burgerservicenummer worden vermeld in de processtukken.
Het kan zijn dat u aan ons financiële gegevens dient aan te leveren zoals loonstroken, jaarloonopgaven, jaarrekeningen, aangiftes inkomstenbelasting, huurovereenkomsten, hypotheek¬akten, beschikkingen van toeslagen, specificaties zorgverzekering, bankafschriften, leenovereenkomsten. Deze moeten wij op grond van de wet of procesreglementen in het geding brengen. Daarnaast zijn deze financiële stukken nodig om de alimentatie te kunnen berekenen.
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die de advocaat verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon, verwerken wij de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
De advocaat gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een advies of een gerechtelijke procedure. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens een procedure (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de opdrachtbevestiging te tekenen. Als u deze opdrachtbevestiging niet tekent, kunt u geen gebruik maken van de diensten van de advocaat, omdat de advocaat de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De advocaat mag dan geen gegevens meer van u verwerken. De advocaat kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal uw dossier dan onmiddellijk moeten sluiten.
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruiken wij om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren.
De contactgegevens die u aan ons verstrekt gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
Wij bewaren uw dossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende vijf jaar nadat het dossier gesloten is. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan vijf jaar, indien de advocaat van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
Wij bewaren onze elektronische administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende vijf jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de advocaat verstuurt of ontvangt aan de wederpartij, aan de rechtbank en aan de Raad voor de Kinderbescherming, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan de advocaat heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van de advocaat de financiële administratie verricht. Met deze partijen heeft de advocaat een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten.
Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een procedure, een klacht tegen de advocaat indient die betrekking heeft op de behandeling van uw dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Geschillencommissie Advocatuur. Uw gegevens worden door deze instantie vertrouwelijk behandeld.
Wij verstrekken uw gegevens in een procedure aan de wederpartij, aan de rechter en in voorkomende gevallen aan de Raad voor de Kinderbescherming, maar verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken.
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien verplichten wij onze ICT-provider eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.
U heeft de volgende rechten:
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Versie 24 mei 2018